Niederschrift




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für interessierte
Wohnungseigentümer


 

Aufgrund welcher Rechtsnorm muß eine Niederschrift erstellt werden?

§ 24 Abs. 6 WEG.



Wer hat die Niederschrift zu erstellen?

Das Gesetz sagt darüber nichts aus. In der Regel wird die Niederschrift von dem Verwalter beziehungsweise dem Versammlungsvorsitzenden erstellt.

Größeren Eigentümergemeinschaften ist zu empfehlen, in der Versammlung einen Protokollführer zu wählen, da der Ablauf einer solchen Versammlung die ganze Aufmerksamkeit des Versammlungsvorsitzenden erfordert.



Wozu dient die Niederschrift?

Der Zweck einer Niederschrift ist es, später einen Nachweis über den Inhalt und das Zustandekommen von Beschlüssen in der Versammlung zu haben. Außerdem dient Sie zur Vorbereitung einer etwaigen Beschlußanfechtung (siehe hierzu Beweiskraft).



Welche Angaben sollte eine Niederschrift in jedem Fall enthalten?

  • Bezeichung, Name der Eigentümergemeinschaft
  • Ort, Datum und Beginn der Versammlung
  • Versammlungsleiter
  • Anzahl der persönlich anwesenden und durch Vollmacht vertretenen Miteigentumsanteile
  • gegebenenfalls Beiratsmitglieder, die keine Eigentümer sind
  • gegebenenfalls Personen, die ein Vertretungsrecht für eine juristische Person (zum Beispiel GmbH) wahrnehmen
  • gegebenenfalls Zwangsverwalter, der für einen Wohnungseigentümers, dessen Wohnungseigentum der Zwangsverwaltung unterliegt, teilnimmt
  • gegebenenfalls Konkursverwalter, der für einen Wohnungseigentümers, über dessen Vermögen das Konkursverfahren eröffnet ist, teilnimmt
  • gegebenenfalls Personen, die eine Eigentumswohnung in dem Objekt erwerben wollen und sich auf ein Anwartschaftsrecht berufen
  • die Feststellung der Beschußfähigkeit
  • die Tagesordnungspunkte mit kurzer Inhaltsangabe
  • die Beschlußergebnisse mit Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen
  • Ende der Versammlung


Was sollte inhaltlich in der Niederschrift enthalten sein?

Für die Erstellung der Niederschrift gibt es keine Formvorschriften. Dementsprechend steht es im Ermessen des Versammlungsleiters, ob ein Ablaufprotokoll oder nur ein Beschlußprotokoll angefertigt wird.

Vorteil eines Ablaufprotokoll ist Wiedergabe der inhaltlichen Diskussion, aufgrund derer ein Beschluß letztendlich zustandegekommen ist.

Nachteil ist die Tatsache, daß es unrealistisch und unwahrscheinlich ist, das wortgetreu mitgeschrieben wird. Somit ist die Niederschrift durch das bewußte Weglassen oder Herausstellen bestimmter Inhalte manipulierbar.

Bei Meinungsverschiedenheiten oder gegenteiligen Ansichten der Wohnungseigentümer besteht kein Anspruch auf entsprechende Protokollberichtigung (Bielefeld, Ratgeber Wohnungseigentum, S. 472).

Das Beschlußprotokoll ist zwingend vorgeschrieben.



Was sollte nicht Inhalt einer Niederschrift sein?

Die Niederschrift sollte weder subjektive oder emotionale Stimmungsmache noch tatsächliche oder wertende Diskriminierungen enthalten. Da derartige Passagen im Regelfall keine rechtliche Bedeutung haben, sind sie in einer Niederschrift völlig unangebracht (Deckert, ETW, Gruppe 4, S. 422, 423).

Ein Verwalter, der mit Provozierungen, Diffamierungen oder negativen persönlichen Wertungen/Bemerkungen über anwesende und nicht anwesende Eigentümer arbeiten muß, ist offenkundig charakterlich und/oder intellektuell mit der Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage überfordert. Mit derartigen Unsachlichkeiten kann jeder Eigentümer überzogen werden, wenn es den Interessen des Verwalters dient.

Für alle Eigentümer hat dies zur Folge, daß ein potentieller Wohnungskäufer nach Studium der Niederschriften eventuell den Schluß zieht, daß es mit der Harmonie in der Wohnanlage nicht zum Besten steht und vom Kauf einer Wohnung absieht. Deshalb sollte man sich von so einem Verwalter so schnell wie möglich trennen.



Wie bringt man einen Verwalter, der die Niederschrift grundsätzlich nicht innerhalb der vierwöchigen Anfechtungsfrist anfertigt, dazu, zukünftig die Niederschrift bis zum Ende der dritten Woche anzufertigen?

Das bayrische Oberlandesgericht steht auf dem Standpunk, das dem Verwalter die Gerichtskosten aufgelegt werden können, wenn durch seine Versäumnisse Beschlußanfechtungen erfolgen, die eigentlich überflüssig sind.

Das Gesetz enthält keine Bestimmungen darüber, innerhalb welchen Zeitraums die Niederschrift angefertigt sein muß. Die überwiegende Rechtsprechung vertritt deshalb die Auffassung, daß die Niederschrift mindestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegen muß.

Werden nun von einem Eigentümer vorsorglich alle auf der betreffenden Eigentümerversammlung gefaßten Beschlüsse angefochten, erscheint es angemessen, dem Verwalter zumindest die Kosten für die Beschlüsse aufzuerlegen, die der Eigentümer nicht angefochten hätte, wenn er rechtzeitig eine Einsichtmöglichkeit innerhalb der Anfechtungsfrist gehabt hätte und diese nach Fertigstellung der Niederschrift einer gerichtlichen Entscheidung entzieht (BayObLG vom 20. März 2001, 2Z BR 101/00).



Ist der Verwalter verpflichtet, die Niederschriften an die Eigentümer zu versenden?

Wenn die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung darüber keine Bestimmungen enthält, ist der Verwalter nicht verpflichtet, die Niederschrift zu übersenden.

Jeder seriöse Verwalter wird sich jedoch im Verwaltervertrag zu einer Übersendung bis spätestens zum Ablauf der dritten Woche nach der Versammlung bereiterklären.

Eine weitere Verpflichtung könnte sich daraus ergeben, daß der Verwalter in der Vergangenheit die Niederschrift vor Ablauf der Monatsfrist zugestellt hat (Gewohnheitsrecht). Ebenso wird die Versendung der Niederschrift als branchenüblich angesehen. Besteht eine solche Versendungspflicht, so ist die Niederschrift innerhalb von drei Wochen ab Versammlungstermin zuzustellen.

Fehlende Unterschriften rechtfertigen und entschuldigen keine verspätete Versendung, da primär der Versammlungsleiter für die Richtigkeit der Niederschrift verantwortlich ist. Der Versammlungsleiter kann auf den verschickten Abschriften der Niederschrift vermerken, daß auf der zu den Akten zu nehmenden Urschrift zum Zeitpunkt der Versendung die Unterschriften noch fehlten (Deckert, ETW, Gruppe 4, S. 424, 425).

Grundsätzlich sollte sich jede Eigentümergemeinschaft fragen, ob ein Verwalter, der noch nicht einmal in der Lage ist, daß Protokoll rechtzeitig zu versenden, überhaupt der richtige Verwalter für das gemeinschaftliche Eigentum ist. Es ist heutzutage mit Hilfe von Laptop und transportablen Drucker ohne weiteres möglich, die Niederschrift noch im Versammlungssaal auszudrucken, unterschreiben zu lassen und jedem Eigentümer sofort mitzugeben.

Ist ein Verwalter grundsätzlich nicht bereit, die Niederschrift bis spätestens zum Ende der dritten Woche nach der Versammlung zu versenden, so ist daß ein eindeutiges Zeichen dafür, daß er organisatorisch oder personell dazu nicht in der Lage ist. Dieses Manko dürfte sich auch in anderen Bereichen seiner Leistungserbringung bemerkbar machen. Hier sollte im Interesse aller Eigentümer so schnell wie möglich ein leistungsfähigerer Verwalter bestellt werden.



Von wem ist die Niederschrift zu unterzeichen?

Die Niederschrift ist gemäß § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Wenn kein Beirat bestellt ist, sollte die Unterschrift von weiteren Wohnungseigentümer unterzeichnet werden. Diese sollten per Beschlußfassung dazu bestimmt werden. Grundsätzlich können nur solche Personen die Niederschrift unterzeichen, die auch tatsächlich in der Versammlung anwesend waren.



Welche Beweiskraft hat die Niederschrift?

Die Niederschrift ist eine Privaturkunde. Diese hat, im Gegensatz zur öffentlichen Urkunde, keine gesetzliche Beweiskraft. Durch die Unterschrift bestätigen die Unterzeichnenden lediglich, das sie Urheber des Inhaltes sind. Für die Feststellung ob und mit welchem Inhalt ein Beschluß zustandegekommen ist, ist die Niederschrift nicht maßgebend. Sie hat keine rechtsbegründende Wirkung. Aus diesem Grund ziehen beispielsweise Gerichte im Beschlußanfechtungsverfahren auch andere Beweismittel zur Feststellung des Inhaltes heran. Da in der Regel Beschlußergebnisse richtig wiedergegeben werden, ist die Niederschrift ein Indiz für den Inhalt und das Zustandekommen von Beschlüssen. Soll die Niederschrift so gestaltet sein, daß sie den Beweis für die Inhaltliche Richtigkeit erbringt, ist sie durch einen Notar beglaubigen zu lassen. Ein solches Vorgehen bedarf jedoch der Vereinbarung aller Eigentümer. (Seuß, Die Eigentumswohnung, Kap. 9, Rz. 136 , 137).

Aufgrund der eingeschränkten Beweiskraft ist es, zum Beispiel in zerstrittenen Eigentümergemeinschaften, äußerst problematisch, sich - etwa in einem Beschlußanfechtungsverfahren - ausschließlich auf das Protokoll zu berufen.



Besteht ein Anspruch auf Berichtigung fehlerhafter Protokollierungen?

Ein Anspruch auf Berichtigung besteht immer dann, wenn rechtlich bedeutsame Sachverhalte falsch oder unvollkommen wiedergegeben werden. Zu berichtigen sind auch boßstellende und diskriminierende Äußerungen, auf Grund derer das Persönlichkeitsrecht des betreffenden Eigentümers verletzt wird. Bagatellen müssen nicht berichtigt werden.

Beweispflichtig für die Fehlerhaftigkeit der Niederschrift ist immer derjenige, welcher mit seinem Feststellungsantrag die Berichtigung begehrt.



Kommt der Beschluß erst mit der Protokollierung zustande?

Beschlüsse sind grundsätzlich sofort mit Ihrer Beschlußfassung gültig. Eine Aufnahme in die Niederschrift ist nicht erforderlich.



 


© 06.09.2001 by Peter Hudecki   E-Mail: webmaster@linnenkamp39.de
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